Kde je Optivus® - tam je poriadok

Spoločnosť AKCENT NOVA s.r.o. a jej vývojový tým je autorom informačného systému Optivus®.  V Optivus-e sa spojili dlhoročné skúsenosti z vývoja špecializovaných informačných systémov spolu s potrebou podnikov.
 

Uvedomením si potreby rýchlo, efektívne a jednoducho spracovať informácie o zákazníkoch a vlastnej činnosti vznikol modulárny systém, ktorý  používa najmodernejšie znalosti z oblasti spracovania údajov, ergonómie a počítačového výskumu.



Jedným z prvých klientov, ktorí sa rozhodli využiť možnosti systému vo svojej firme je spoločnosť Remal, s.r.o  Banská Bystrica, ktorá  sa zaoberá maliarskymi  a natieračskými prácami v interiéroch a exteriéroch, vykonáva protipožiarne nátery,  práce vo výškach, dekoračné práce, stierky, tapety. Od svojho založenia v r. 2003 sa postupne vypracovala na významného dodávateľa prác a služieb  v tejto oblasti. V roku 2008 sa firma úspešne rozšírila o ďalšie divízie REMAL extrém a REMAL stavby.

Rozmanitosť, náročnosť a hlavne objem vykonávaných činností si časom vyžiadala potrebu zefektívniť riadiacu a manažérsku prácu a vyústila do rozhodnutia zaviesť jednotný informačný systém.

Pri rozhodovaní o výbere IS voľba padla na overený modulárny informačný systém, vyvíjaný spoločnosťou AKCENT NOVA  s.r.o. – Optivus®. Dovtedy firma používala rôzne softwéry vzájomne neprepojené, agendy sa evidovali duplicitne a bez náväznosti na ďalšie činnosti, ale čo bolo hlavné, chýbali operatívne prehľady o rozpracovanosti jednotlivých zákaziek, kalkulácie, stav rozpracovanosti a prehľad o celkovom obehu dokladov vo firme a o finančných tokoch.

Po úvodnom oboznámení sa s jednotlivými modulmi systému, akú sú : Firmy, Osoby, Úlohy, Registratúra, Spisy, Obchod nasledovalo obdobie implementácie. Základné moduly informačného systému sa úspešne rozbehli a celá implementácia prebehla bez väčších problémov.  Zaujímavá bola práca na vyriešení úlohy tzv. Registratúry. Jedná sa o vytvorenie celkovej automatizovanej (digitalizovanej) evidencie dokladov firmy, o jej prepojenie na rôzne moduly v informačnom systéme Optivus®, na využívanie informácií z tejto evidencie pre potreby zamestnancov a riadiacich pracovníkov.  Celkove zavedením riešenia od spoločnosti AKCENT NOVA s.r.o. firma získala zjednotenie svojich dát, no najmä získala prehľad o realizovaných zákazkách.

Spoločnosť si vypracovala prehľadný systém evidencie zákaziek v jednotlivých Spisoch od prvotného kontaktu s potencionálnym alebo aktívnym klientom. Cez modul Spisy je v reálnom čase prístup k informáciám o aktuálnom stave konkrétnej zákazky od vyžiadania cenovej ponuky, prehľad celej komunikácie, ktorá buď skončí akceptovaním ponuky a objednávkou, alebo sa dodávka nerealizuje, o čom je tiež v spise záznam. Spis osahuje aj všetky dokumenty, vzťahujúce sa ku konkrétnej zákazke v elektronickej podobe, prístupné kedykoľvek k nahliadnutiu oprávneným osobám.

Informačný systém Optivus®  výrazným  spôsobom poskytuje náskok spoločnosti Remal, s.r.o.  pred konkurenciou možnosťou vytávaria spätných štatistík realizovaných výkonov a následnou optimalizáciou činností.
Vedenie spoločnosti skonštatovalo, že vymožiteľnosť pohľadávok pri problémových kontraktoch sa zvýšila a urýchlila, nakoľko informačný systém prehľadne poskytuje všetky dôležité dokumenty, ktoré v prípade potreby operatívne vedia vytiahnuť zo systému a doložiť.

V súčasnosti má spoločnosť k dispozícii relevantné podklady, zrýchlil sa obchodný styk a fakturácia. Znížil sa obeh papierových dokumentov a nasadenie tohto systému prispelo k celkovému zefektívneniu a skvalitneniu práce celej spoločnosti.